Zaawansowany45 minIntegracja

Integracja systemu ERP z KSeF

Kompleksowy przewodnik integracji popularnych systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.

5432 wyświetleń1234 ukończonych1100 pomocne

Przed rozpoczęciem

Dostęp administratora do systemu ERP
Token autoryzacyjny KSeF (patrz: playbook generowania tokena)
Środowisko testowe do weryfikacji integracji

Potrzebne narzędzia

System ERP z modułem KSeF lub APIToken KSeFDokumentacja API systemu ERP

Kroki (12)

Zidentyfikuj możliwości integracji ERP

Sprawdź, czy Twój system ERP oferuje: - Wbudowany moduł KSeF (np. Comarch, Sage, SAP) - API do integracji zewnętrznej - Możliwość eksportu XML Skontaktuj się z dostawcą ERP w celu uzyskania dokumentacji.

Oczekiwany rezultatWiesz, jakie opcje integracji oferuje Twój ERP.

Przygotuj środowisko testowe

Nigdy nie testuj integracji na produkcji! Przygotuj: - Kopię bazy ERP do testów - Token do środowiska testowego KSeF - Plan testów z różnymi scenariuszami

Środowiska KSeF:
- Testowe: https://ksef-test.mf.gov.pl
- Demo: https://ksef-demo.mf.gov.pl
- Produkcyjne: https://ksef.mf.gov.pl

Oczekiwany rezultatMasz działające środowisko testowe.

Skonfiguruj połączenie z KSeF

W zależności od ERP, wprowadź: - URL środowiska KSeF - Token autoryzacyjny - Identyfikator podmiotu (NIP) - Certyfikat (jeśli wymagany)

Oczekiwany rezultatERP jest skonfigurowany do komunikacji z KSeF.

Jeśli coś poszło nie takJeśli połączenie nie działa, sprawdź firewall i whitelist adresów IP KSeF.

Zmapuj pola faktur

Upewnij się, że wszystkie wymagane pola faktury KSeF są poprawnie mapowane z ERP: - Dane sprzedawcy i nabywcy - Pozycje faktury - Stawki VAT - Daty - Numery faktur

Wymagane pola w FA(2):
- <Podmiot1> - Sprzedawca
- <Podmiot2> - Nabywca  
- <Fa> - Dane faktury
- <FaWiersze> - Pozycje
- <Platnosc> - Warunki płatności

Oczekiwany rezultatMapowanie pól jest kompletne i poprawne.

Skonfiguruj walidację przed wysyłką

Włącz walidację XML przed wysłaniem do KSeF. Wiele systemów ERP oferuje wbudowaną walidację, ale możesz też użyć NaprawKSeF jako dodatkowego sprawdzenia.

Oczekiwany rezultatFaktury są walidowane przed wysłaniem.

Przetestuj wysyłkę faktur

Wyślij testowe faktury do środowiska testowego KSeF: - Faktura standardowa - Faktura korygująca - Faktura z różnymi stawkami VAT - Faktura z załącznikami

Oczekiwany rezultatTestowe faktury są poprawnie wysyłane i akceptowane przez KSeF.

Jeśli coś poszło nie takJeśli faktury są odrzucane, użyj NaprawKSeF do diagnozy problemów.

Skonfiguruj pobieranie UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jest dowodem wysłania faktury. Skonfiguruj automatyczne pobieranie i przechowywanie UPO.

// Przykład pobierania UPO
const upo = await ksefApi.getUPO(invoiceNumber);
await saveToDatabase(upo);

// UPO zawiera:
// - Numer referencyjny KSeF
// - Timestamp przyjęcia
// - Hash faktury

Oczekiwany rezultatUPO są automatycznie pobierane i przechowywane.

Skonfiguruj obsługę faktur przychodzących

Jeśli ERP ma obsługiwać faktury zakupowe z KSeF: - Skonfiguruj automatyczne pobieranie - Zmapuj pola do systemu zakupowego - Ustaw workflow akceptacji

Oczekiwany rezultatFaktury przychodzące są automatycznie importowane do ERP.

Ustaw monitoring i alerty

Skonfiguruj powiadomienia o: - Błędach wysyłki - Odrzuconych fakturach - Nowych fakturach przychodzących - Zbliżającym się wygaśnięciu tokena

Oczekiwany rezultatMasz działający system powiadomień.

Przeprowadź testy akceptacyjne

Przed uruchomieniem na produkcji: - Przetestuj wszystkie scenariusze użycia - Zweryfikuj poprawność danych w KSeF - Sprawdź wydajność przy większej liczbie faktur - Potwierdź zgodność z księgowością

Oczekiwany rezultatTesty akceptacyjne zakończone pomyślnie.

Przejdź na produkcję

Po pomyślnych testach: 1. Zmień token na produkcyjny 2. Zmień URL na produkcyjny 3. Uruchom integrację w trybie pilotażowym (kilka faktur) 4. Monitoruj przez pierwsze dni 5. Rozszerz na wszystkie faktury

Oczekiwany rezultatIntegracja działa na produkcji.

Udokumentuj i przeszkol zespół

Stwórz dokumentację: - Procedury operacyjne - Rozwiązywanie typowych problemów - Kontakty eskalacyjne Przeszkol zespół księgowości i IT.

Oczekiwany rezultatDokumentacja jest kompletna, zespół przeszkolony.

Ukończyłeś playbook?

Oznacz jako ukończony i podziel się opinią