Migracja FA(2) do FA(3) w KSeF: praktyczna checklista dla firmy i integratora

Od 1 lutego 2026 r. FA(3) jest jedyną strukturą logiczną używaną do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Sama zmiana wartości WariantFormularza z 2 na 3 nie jest migracją. Plik musi powstać według nowego XSD, mieć właściwy namespace i przejść ponowne testy integracyjne.

Nie podmieniaj mechanicznie nagłówka w istniejącym XML FA(2). Struktury różnią się polami, ograniczeniami i kolejnością elementów. Wygeneruj dokument ponownie z modelu danych źródłowych według FA(3).

Co oficjalnie zmieniło się w FA(3)

Ministerstwo Finansów wskazuje między innymi czytelniejszą prezentację terminu płatności, rolę pracownika w Podmiot3, zwiększony limit pola P_7, rozwiązania dla JST i grup VAT oraz fakultatywny załącznik. Aktualny wzór znajduje się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, a opis i materiały publikuje serwis KSeF Ministerstwa Finansów.

Minimalne sygnały poprawnego pliku FA(3)

W aktualnym wzorze sprawdź przede wszystkim:

namespace elementu głównego: http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/,
kodSystemowy="FA (3)",
wersjaSchemy="1-0E",
WariantFormularza równy 3.

Te cztery wartości identyfikują strukturę, ale nie dowodzą zgodności całego dokumentu. Pełna weryfikacja wymaga przejścia XSD i reguł KSeF.

Checklista migracji krok po kroku

Zidentyfikuj wszystkie generatory XML

Spisz ERP, moduły sprzedaży, integracje własne, generatory korekt, importy PDF i procesy batch. Każdy z nich może tworzyć XML niezależnie.

Zaktualizuj model i mapowanie pól

Porównaj mapowanie z oficjalnym XSD oraz broszurą FA(3). Nie ograniczaj zmiany do namespace i numeru wariantu. Zwróć uwagę na pola płatności, Podmiot3, dane JST i grup VAT, P_7 oraz opcjonalny załącznik.

Wygeneruj nowe fixture dla każdego typu faktury

Przygotuj co najmniej fakturę podstawową, zaliczkową, rozliczeniową i korygującą. Uwzględnij również warianty używane przez klientów, na przykład waluty obce, nabywcę zagranicznego i różne stawki VAT.

Waliduj XSD i reguły biznesowe

Najpierw sprawdź lokalnie składnię, namespace i XSD. Następnie zweryfikuj NIP-y, daty, sumy, stawki VAT i wymagane zależności między polami.

Przetestuj pełny przepływ KSeF

Test jednostkowy nie zastępuje wysyłki do właściwego środowiska testowego KSeF. Sprawdź uwierzytelnienie, wysyłkę, status sesji, odrzucenia oraz pobranie UPO.

Monitoruj pierwsze wysyłki produkcyjne

Mierz odsetek odrzuceń według wersji ERP i rodzaju faktury. Zachowaj oryginalny XML, odpowiedź KSeF i identyfikator żądania, aby szybko odtworzyć problem.

Co z korektą faktury wystawionej wcześniej w FA(2)

Korektę wystawianą od 1 lutego 2026 r. tworzysz w FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna powstała w FA(2) albo FA(1). Ta sama zasada dotyczy faktury rozliczającej wcześniejszą fakturę zaliczkową. Potwierdza to oficjalne objaśnienie MF.

Masz już eksport FA(3) z ERP? Sprawdź go przed wysyłką w walidatorze NaprawKSeF. Wynik pre-flight pomaga znaleźć stary namespace, błędny nagłówek, brakujące pola oraz typowe niespójności danych. Finalne potwierdzenie daje środowisko KSeF.

Podsumowanie

Bezpieczna migracja FA(2) do FA(3) obejmuje generator, fixture, XSD, reguły biznesowe i pełny test wysyłki. Jeśli którykolwiek kanał nadal eksportuje FA(2), zatrzymaj go przed produkcją i popraw u źródła.