Jak walidować faktury XML przed wysłaniem do KSeF

Wysłanie niepoprawnej faktury XML do KSeF oznacza odrzucenie dokumentu i konieczność ponownego przesłania. W skali firmy wystawiającej setki faktur miesięcznie, każdy błąd generuje opóźnienia i dodatkową pracę. Dlatego walidacja przed wysłaniem jest kluczowa.

Dlaczego warto walidować przed wysłaniem?

KSeF nie przyjmie faktury niezgodnej ze schematem FA(2). Odrzucenie oznacza, że faktura nie została wystawiona — nie ma numeru KSeF, nie trafiła do odbiorcy, a termin płatności się przesuwa. Przy dużej liczbie faktur ręczne szukanie błędów jest czasochłonne i frustrujące.

Walidacja wstępna pozwala wykryć i naprawić błędy zanim trafią do systemu. To jak sprawdzenie pisowni przed wysłaniem ważnego e-maila — prosty krok, który oszczędza kłopotów.

Krok 1: Wybierz narzędzie do walidacji

Możesz walidować faktury XML na kilka sposobów. Podstawowa opcja to walidacja schematem XSD za pomocą narzędzi programistycznych (xmllint, lxml). Jednak ta metoda sprawdza tylko strukturę XML, nie logikę biznesową.

NaprawKSeF oferuje kompleksową walidację: sprawdza zgodność ze schematem FA(2), weryfikuje poprawność NIP, spójność kwot VAT, formaty dat i dziesiątki innych reguł. Wystarczy przesłać plik XML przez przeglądarkę — nie potrzebujesz instalować żadnego oprogramowania.

Krok 2: Prześlij fakturę do walidacji

W NaprawKSeF proces jest prosty: wejdź na stronę walidatora, przeciągnij plik XML lub kliknij aby go wybrać. Walidacja rozpoczyna się automatycznie i trwa kilka sekund. Możesz przesłać wiele plików jednocześnie.

Krok 3: Przeczytaj wyniki walidacji

Wyniki walidacji dzielą się na błędy krytyczne (faktura zostanie odrzucona) i ostrzeżenia (faktura przejdzie, ale warto poprawić). Każdy błąd zawiera opis problemu, lokalizację w pliku XML i sugestię naprawy.

Na przykład: "Pole KodKraju jest wymagane w adresie nabywcy (linia 45)" — jasno wskazuje, co i gdzie poprawić.

Krok 4: Skorzystaj z automatycznej naprawy

NaprawKSeF potrafi automatycznie naprawić wiele typowych błędów: usunąć myślniki z NIP, poprawić format dat, uzupełnić brakujące kody kraju. Funkcja auto-naprawy generuje poprawiony plik XML gotowy do wysłania do KSeF.

Zawsze sprawdź naprawiony plik przed wysłaniem — automatyczna naprawa obsługuje najczęstsze błędy, ale złożone problemy mogą wymagać ręcznej interwencji.

Podsumowanie

Walidacja faktur XML przed wysłaniem do KSeF to nawyk, który warto wypracować jak najszybciej. Narzędzia takie jak NaprawKSeF znacząco przyspieszają ten proces i minimalizują ryzyko odrzucenia dokumentów.