Czym jest KSeF i dlaczego musisz się przygotować?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna administrowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten stanowi fundamentalną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji handlowych w Polsce.

Czym dokładnie jest KSeF?

KSeF to centralny rejestr faktur prowadzony przez administrację skarbową. Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat. Faktury muszą być zgodne ze schematem FA(2) — ustrukturyzowanym formatem XML opracowanym przez Ministerstwo Finansów.

W praktyce oznacza to, że zamiast wysyłać faktury PDF e-mailem lub pocztą, przedsiębiorcy będą przesyłać pliki XML do centralnego systemu. Odbiorca faktury pobiera ją bezpośrednio z KSeF, co eliminuje ryzyko zagubienia dokumentu.

Harmonogram wdrożenia

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku dla czynnych podatników VAT. Od tego momentu każda faktura B2B musi być wystawiona przez KSeF. Faktury papierowe i PDF stracą moc prawną w obrocie między przedsiębiorcami.

Warto pamiętać, że KSeF funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku w trybie dobrowolnym. Firmy, które korzystają z niego wcześniej, mają czas na przetestowanie procesów i wyeliminowanie błędów.

Kogo dotyczy KSeF?

Obowiązek dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. W praktyce oznacza to miliony firm — od jednoosobowych działalności gospodarczych po duże korporacje. Biura rachunkowe, które obsługują wielu klientów, muszą przygotować się na obsługę KSeF w imieniu swoich klientów.

Dlaczego warto przygotować się już teraz?

Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów księgowych, przeszkolenia pracowników i przetestowania procesu wystawiania faktur XML. Najczęstsze problemy to błędy walidacji XML — nieprawidłowy format NIP, brakujące pola obowiązkowe czy niezgodności w obliczeniach VAT.

Narzędzia takie jak NaprawKSeF pozwalają zwalidować faktury XML przed wysłaniem do systemu, automatycznie wykryć błędy i zasugerować poprawki. Dzięki temu unikniesz odrzucenia faktury i opóźnień w rozliczeniach.

Nie czekaj na ostatnią chwilę — im wcześniej zaczniesz testować swoje faktury XML, tym płynniej przejdziesz na obowiązkowy KSeF.