5 najczęstszych błędów w fakturach XML KSeF

Walidacja faktur XML w KSeF to proces, który potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych księgowych. Schemat FA(2) jest rozbudowany i wymagający, a drobne błędy prowadzą do odrzucenia całej faktury. Oto pięć najczęstszych problemów i sposoby ich rozwiązania.

1. Brakujące pola obowiązkowe

Schemat KSeF wymaga wypełnienia dziesiątek pól obowiązkowych. Najczęściej pomijanymi są: kod kraju w adresie (KodKraju), numer kolejny faktury w ramach serii, oraz pełna nazwa nabywcy. System nie zaakceptuje faktury z brakującym polem obowiązkowym, nawet jeśli pozostałe dane są poprawne.

Rozwiązanie: Przed wysłaniem sprawdź fakturę walidatorem XML, który porówna ją ze schematem FA(2) i wskaże brakujące elementy.

2. Nieprawidłowy format NIP

NIP w KSeF musi być podany jako ciąg 10 cyfr bez myślników, spacji ani prefiksu "PL". Wiele systemów księgowych eksportuje NIP z separatorami (np. 123-456-78-90), co powoduje błąd walidacji. Dla kontrahentów zagranicznych wymagany jest numer identyfikacji podatkowej w odpowiednim formacie.

Rozwiązanie: Oczyść NIP ze znaków specjalnych przed generowaniem XML. NaprawKSeF automatycznie wykrywa i naprawia ten błąd.

3. Błędne formaty dat

KSeF wymaga dat w formacie ISO 8601: RRRR-MM-DD. Częstym błędem jest użycie formatu DD.MM.RRRR lub DD/MM/RRRR, popularnych w polskich programach księgowych. Dotyczy to daty wystawienia (P_1), daty sprzedaży i daty płatności.

Rozwiązanie: Upewnij się, że system księgowy eksportuje daty w formacie RRRR-MM-DD. Walidator NaprawKSeF oznaczy każdą datę w nieprawidłowym formacie.

4. Niezgodności w obliczeniach VAT

KSeF weryfikuje spójność kwot na fakturze: wartość netto + VAT musi równać się wartości brutto, z dokładnością do groszy. Błędy zaokrągleń, szczególnie przy wielu pozycjach z różnymi stawkami VAT, to częsta przyczyna odrzucenia.

Rozwiązanie: Przelicz kwoty z dokładnością do 2 miejsc po przecinku, stosując zaokrąglanie matematyczne. NaprawKSeF sprawdza spójność kwot i wskazuje rozbieżności.

5. Nieaktualna wersja schematu

Ministerstwo Finansów okresowo aktualizuje schemat FA(2). Użycie nieaktualnej wersji schematu skutkuje odrzuceniem faktury. Każda aktualizacja może wprowadzać nowe pola obowiązkowe lub zmieniać reguły walidacji.

Rozwiązanie: Regularnie sprawdzaj aktualną wersję schematu na stronie Ministerstwa Finansów. NaprawKSeF jest zawsze zaktualizowany do najnowszej wersji schematu.