Średniozaawansowany25 minIntegracja

Migracja istniejących faktur do KSeF

Jak bezpiecznie przenieść historyczne faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

4321 wyświetleń1567 ukończonych1400 pomocne

Przed rozpoczęciem

Dostęp do archiwalnych faktur w formacie elektronicznym
Token autoryzacyjny KSeF
Zrozumienie wymagań prawnych dotyczących archiwizacji

Potrzebne narzędzia

System do konwersji faktur na XML FA(2)NaprawKSeF (walidacja)Token KSeF

Kroki (7)

Zrozum wymogi prawne

WAŻNE: Nie wszystkie historyczne faktury muszą być migrowane do KSeF! - KSeF dotyczy NOWYCH faktur od daty obowiązku - Archiwalne faktury zachowują ważność w dotychczasowej formie - Migracja może być wymagana dla faktur korygowanych Skonsultuj się z księgowością przed migracją.

Oczekiwany rezultatWiesz, które faktury wymagają migracji.

Zinwentaryzuj faktury do migracji

Stwórz listę faktur wymagających migracji: - Faktury wymagające korekty - Faktury w trakcie procesowania - Faktury zgodnie z polityką firmy

Oczekiwany rezultatMasz kompletną listę faktur do migracji.

Przygotuj narzędzia konwersji

Wybierz metodę konwersji: - Automatyczna przez ERP (jeśli wspiera) - Dedykowane narzędzie do konwersji - Ręczna konwersja (dla małej liczby faktur)

Oczekiwany rezultatMasz działające narzędzie do konwersji.

Skonwertuj faktury na format XML FA(2)

Przekształć faktury do formatu XML zgodnego ze schematem FA(2). Upewnij się, że wszystkie wymagane pola są wypełnione.

Struktura wymaganego XML:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Faktura xmlns="http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/">
  <Naglowek>
    <KodFormularza>FA</KodFormularza>
    <WariantFormularza>2</WariantFormularza>
  </Naglowek>
  <!-- reszta struktury -->
</Faktura>

Oczekiwany rezultatFaktury są skonwertowane do XML.

Zwaliduj skonwertowane XML

Użyj NaprawKSeF do walidacji wszystkich skonwertowanych plików. Popraw błędy przed wysłaniem do KSeF.

Oczekiwany rezultatWszystkie pliki XML przechodzą walidację.

Jeśli coś poszło nie takSkorzystaj z funkcji auto-naprawy dla typowych błędów formatowania.

Wyślij faktury partiami

Nie wysyłaj wszystkich faktur naraz! Podziel na partie: - Zacznij od kilku faktur testowych - Zwiększaj partię stopniowo - Monitoruj odpowiedzi KSeF - Rób przerwy między partiami

Zalecany rozmiar partii:
- Start: 5-10 faktur
- Po weryfikacji: 50-100 faktur
- Stabilna praca: max 500 faktur/partia

Przerwa między partiami: min 5 sekund

Oczekiwany rezultatFaktury są wysyłane kontrolowanie, bez przeciążenia API.

Zweryfikuj i zachowaj potwierdzenia

Po każdej partii: - Pobierz UPO dla każdej faktury - Zweryfikuj poprawność danych w KSeF - Zapisz mapowanie: stary numer → numer KSeF - Zachowaj logi operacji

Oczekiwany rezultatWszystkie potwierdzenia są zapisane i zweryfikowane.

Ukończyłeś playbook?

Oznacz jako ukończony i podziel się opinią