Wróć do poradnika

KSeF w mikrofirmie od 1 stycznia 2027

Checklista gotowości. Stan prawny na 16 października 2026.

NaprawKSeFNaprawKSeF

1. Sprawdź, od kiedy KSeF dotyczy Twojej firmy

  • Policz sprzedaż brutto na fakturach wystawionych w każdym miesiącu 2026 r.Liczy się data wystawienia faktury i kwota z VAT. Faktury z kasy fiskalnej nie wliczają się do limitu.
  • Jeśli w którymś miesiącu przekroczyłeś 10 000 zł, wystawiaj faktury w KSeF już teraz.Faktura, która przekracza limit, i wszystkie kolejne muszą iść przez KSeF. Powrotu poza KSeF nie ma.
  • Zapisz w kalendarzu 1 stycznia 2027 r. jako dzień, od którego wystawiasz faktury w KSeF.Wtedy kończy się wyjątek dla limitu 10 000 zł i dla faktur z kasy fiskalnej.
  • Jeśli jesteś zwolniony z VAT albo wystawiasz faktury tylko osobom prywatnym, ustal z księgową, które dokumenty muszą trafić do KSeF.

2. Dostęp i uprawnienia

  • Wybierz, gdzie będziesz wystawiać faktury: w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów albo w programie do faktur z obsługą KSeF.
  • Zaloguj się do KSeF i sprawdź, że dostęp działa (przy JDG zwykle wystarczy Profil Zaufany lub e-dowód).
  • Jeśli faktury wystawia albo pobiera księgowa lub biuro rachunkowe, nadaj im uprawnienia w KSeF.
  • Jeśli korzystasz z programu do faktur, podłącz go do KSeF zgodnie z jego instrukcją (token lub certyfikat KSeF).

3. Dane i pierwsza faktura

  • Sprawdź dane swojej firmy w programie: NIP, nazwę i adres.
  • Uporządkuj dane stałych klientów, zwłaszcza numery NIP. Błędny NIP to częsty powód odrzucenia.
  • Ustal, jak przekażesz fakturę klientom spoza KSeF, np. osobom prywatnym: wydruk albo PDF z kodem QR.
  • Przed 1 stycznia wystaw fakturę próbną w środowisku testowym KSeF albo w trybie testowym swojego programu.

4. Plan na błędy i awarie

  • Sprawdź, jak Twój program wystawia faktury, gdy KSeF albo internet nie działa (tryb offline) i jak je potem wysyła.
  • Sprawdzaj plik XML przed wysyłką, jeśli faktury generuje program lub ERP. Walidator NaprawKSeF zrobi to za darmo.
  • Nie odkładaj startu z powodu braku kar: brak kar za błędy w KSeF nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur w systemie.
  • Zapisz, kto w firmie odpowiada za KSeF i do kogo dzwonić, gdy faktura zostanie odrzucona.

Notatki