KSeF dla biur rachunkowych — poradnik

Biura rachunkowe obsługujące dziesiątki lub setki klientów stoją przed szczególnym wyzwaniem związanym z KSeF. Zarządzanie fakturami XML dla wielu podmiotów wymaga sprawnej organizacji, odpowiednich narzędzi i dobrze zaplanowanego procesu.

Zarządzanie wieloma klientami

Każdy klient to osobny podatnik z własnym NIP, serią faktur i specyfiką działalności. Biuro rachunkowe musi mieć odpowiednie upoważnienia do wystawiania faktur w KSeF w imieniu każdego klienta. Proces nadawania uprawnień odbywa się przez platformę KSeF lub elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Kluczowe jest prowadzenie aktualnej listy klientów z ich danymi dostępowymi i statusem uprawnień. Warto stworzyć procedurę onboardingu nowego klienta, która obejmuje konfigurację dostępu do KSeF.

Masowa walidacja faktur

Przy dużej liczbie faktur ręczna walidacja każdego pliku XML jest niepraktyczna. NaprawKSeF umożliwia przesłanie wielu plików jednocześnie i walidację ich w jednym kroku. Wyniki są pogrupowane po klientach, co ułatwia identyfikację problemów.

Regularna walidacja — na przykład raz dziennie przed wysyłką do KSeF — pozwala wykryć błędy na wczesnym etapie i uniknąć kumulacji problemów na koniec miesiąca.

Organizacja pracy zespołu

W biurze rachunkowym nad fakturami pracuje zwykle kilka osób. Ważne jest ustalenie jasnych ról: kto przygotowuje faktury, kto waliduje, kto wysyła do KSeF. System kontroli jakości — gdzie jedna osoba weryfikuje pracę drugiej — minimalizuje ryzyko błędów.

Warto też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie zmian w przepisach i aktualizacji schematu FA(2). Zmiany w schemacie mogą wymagać dostosowania szablonów faktur dla wszystkich klientów.

Najlepsze praktyki

Standaryzacja szablonów: Używaj jednolitych szablonów faktur XML dla wszystkich klientów, dostosowując tylko dane indywidualne. Zmniejsza to ryzyko błędów i ułatwia aktualizację przy zmianie schematu.

Archiwizacja: Choć KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, warto prowadzić własne archiwum plików XML. W razie problemów z dostępem do systemu masz kopię zapasową.

Testowanie: Przed wejściem obowiązkowego KSeF wykorzystaj środowisko testowe (KSeF Demo) do przećwiczenia pełnego procesu. Wystawiaj faktury testowe, sprawdzaj odbiór i korygowanie dokumentów.

Komunikacja z klientami: Poinformuj klientów o zmianach, jakie niesie KSeF. Wyjaśnij, że faktury PDF nie będą już miały mocy prawnej w obrocie B2B i że odbiór faktur będzie następował przez KSeF, a nie e-mailem.

Podsumowanie

KSeF to duża zmiana dla biur rachunkowych, ale też szansa na usprawnienie procesów. Automatyczna walidacja, standaryzacja szablonów i jasny podział obowiązków w zespole pozwolą sprawnie obsługiwać nawet dużą liczbę klientów.